社会人となって避けられないのが名刺交換。日本でのビジネスにおいては神聖な儀式とされているくらい。この名刺交換で仕事がデキる人なのか、デキない人なのかがわかってしまうとも言われています。
それだけに、特に新入社員にとっては名刺交換の場というのは緊張したり、「ちゃんとマナーが守れているかな？」と不安になったりしますよね。
そこで、今回は新入社員の方向けに、基本的な名刺交換のマナーをご紹介します。
●名刺交換の基本的な考え方
まず、名刺交換での考え方を理解しておくと、どのように名刺を扱えばよいのか、どのような順番で名刺交換をすれば良いのかが理解できて、迷うことも少なくなるかと思います。そこで、基本的な考え方・心構えをまず解説します。
・名刺は相手の分身だと思え
よく言われるのは「名刺は相手の分身」。ビジネスの場では名刺は単なる個人情報が書かれたカードではなく、相手の分身のような尊い存在として扱われます。
昔、知事の名刺を受け取った職員が目の前で名刺を折り曲げたという行動が猛烈にバッシングされたという出来事がありました。これも「名刺は相手の分身」という考え方が浸透しているからなのですね。
もちろん、名刺を折り曲げるのは言語道断。汚したり、適当に机の上に置いたり、裸のままポケットに突っ込んだりするのは無礼にあたります。
・目上の人が最優先
名刺交換において立場というのは非常に重要となります。目上の人から名刺交換を行い、机の上には立場が高い順に並べるというのが基本的なマナーです。先方の上役、先方の一般社員、自分の上司・先輩、自分、自分の部下・後輩という順番を頭の中に入れておきましょう。
上司と同行した場合は、まず上司が先方の上役、一般社員と名刺交換をした後、ご自分が先方の上役、一般社員という順番で名刺を交換します。上司を差し置いて名刺交換をしてはいけません。
一方、部下や後輩に同行した場合はまず自分が名刺交換を行います。ここでスムーズに名刺交換をしないと、部下や後輩も名刺交換がなかなかできません。
名刺交換の場になったら、立場関係をしっかりと把握しましょう。
●名刺交換の流れ
それでは考え方が理解できたところで、名刺交換の流れを見ていきましょう。
・目下の者が先に名刺を取り出す
まず目下の人が先に名刺入れから名刺を取り出します。この場合の目下というのは、仕事を受ける側（お金を受け取る側）です。
ビジネスは対等であるべきという意見もありますが、名刺交換の場においてはやはりお金を出す側のほうが目上となります。
・相手の目の前に移動する
相手の目の前、正面に立って名刺を交換します。応接室などで、テーブル越しに名刺を渡すのはNG。必ず間に何も障害物がない状態で名刺を渡しましょう。
また、名刺交換の際には必ず立ち上がりましょう。他の人が名刺交換を行っている場合も座って見ているのではなく、後ろで起立した状態で見守ります。
・目下の者が先に差し出す
目下の人が先に名刺を差し出します。また、このときに相手が差し出した位置よりも低い位置で差し出しましょう。
気をつけたいのは名刺の向き。相手が名刺の文字を見えるようにするため、必ず自分とは逆さ方向になるように名刺を渡しましょう。
差し出すときに「株式会社●●・○○部（会社名・部署名）の△△（自分の名前）と申します」というように自己紹介しましょう。
・名刺を受け取る
相手が名刺を受け取ったら自分も相手の名刺を受け取ります。このときには「頂戴します」と一言添えたのち、必ず両手で丁重に受け取り、名刺を名刺入れの上に置きます。
基本的には名刺入れを持ちながら名刺交換を行うので、慣れていないうちは受け取りがぎこちなくなるかと思います。
名刺入れの上で両手を添えて受け取るとスムーズです。
・名刺を机の上に並べる
打ち合わせや商談に入る場合は、机の上に名刺を置くのがマナーです。相手が1人の場合は、まず名刺入れを机の左上に置き、その名刺入れの上に相手の名刺を置きましょう。
先方が複数人の場合は、一番目上の人の名刺を名刺入れの上に置き、その横に立場順に名刺を並べます。名刺を重ねて置くのはNGです。
また、打ち合わせをしていると書類や手帳、パソコンなどで机の上がいっぱいになってしまうこともあります。書類などが名刺に被るのも失礼にあたりますので、名刺の上に書類を置かないのはもちろん、あらかじめ書類が被らない場所に名刺を置くよう心がけてください。
●名刺交換が出来れば第一関門突破
名刺交換は先方との初めての接点となります。ここで第一印象が決まってしまうといっても過言ではありません。名刺交換で失礼なことをしてしまえば、その後の打ち合わせや商談も険悪な雰囲気になってしまう危険性があります。
逆に名刺交換で好感を与えられれば、打ち合わせや商談も和やかに進んで、契約も取れるかもしれません。
まずは、基本的な考え方やマナーをマスターして、失敗しない名刺交換ができるようにしましょう。
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